10 ideas para que tu próxima presentación sea todo un espectáculo

Llegas a una reunión con más de treinta personas y te toca presentar, te plantas en el atril con todos esos altos cargos o todos esos compañeros o inversores con cara de juez, expectantes, esperando de ti maravillas o tomando nota mental del más mínimo error, se enciende el proyector y aparece la primera diapositiva de tu presentación… en ese momento puedes llegar a sentir auténtico pánico si llevas una presentación que no consideras a la altura. Vamos a ver qué diez normas básicas tenemos que seguir para que eso no vuelva a ocurrir. Porque es así, desde hoy no volverá a ocurrir.

Has dedicado unas horas a preparar la ponencia, sabes de sobra lo que quieres contar, pero el material gráfico que llevas en tu PenDrive te da un poco de vergüenza. Con las prisas te ha quedado un poco feo, piensas que quizá no se entienda lo que pone, o te sientes algo inseguro porque ha quedado una presentación aburrida y difícil de “tragar”. Eso puede rebajar el impacto de tu forma de hablar, la atención que siempre consigues hablando en público pierde fuerza con la presentación que brilla detrás de ti en el proyector, tanto que casi sería mejor apagarla. ¿Cómo lo evitamos? Vamos a ver unas normas fundamentales para que tus presentaciones sean iguales o superiores a tu discurso.

1.- Que te atiendan y que te entiendan.

Son los dos objetivos fundamentales de toda presentación. Sin lo primero no puede darse lo segundo. O sea que primero intentaremos captar la atención y cuando eso se consiga iremos a por el segundo objetivo: que nuestra audiencia capte con facilidad lo que queremos transmitir.

Crea presentaciones para que te atiendan y te entiendan

Para llamar la atención es muy conveniente abrir la presentación con alguna opción de estas tres: una buena imagen, buena música o un buen aforismo. Los aforismos, especialmente si tienen gracia (muy recomendable) descargan tensión y te acercan a la audiencia, te humanizan. El aforismo es intercambiable por una historia corta. También es importante dejar claro en tres frases quién eres, de qué vas a hablar y un esquema rápido de tu ponencia.

Ante todo, recuerda que tienes 30 segundos para convencer a la audiencia de que les interesa el resto de tu presentación.

2.- Máximo de dos frases por diapositiva.

Regla de oro: poco texto. Una frase potente, concisa y clara, que resuma lo que estás diciendo. Piensa en el titular o en el resumen de lo que vas a contar desde que se vea la diapositiva.

Animaciones y presentaciones

No se lo van a leer si pasas de una o dos frases. Es más, si el público se dedica a leer conseguirás que no te atienda mientras hablas. Será un momento en que hay dos canales enviando información, tú y el texto, y ante la duda el espectador prefiere lo que está en el proyector: se pondrá a leer y poco a poco te irás volviendo prescindible. También recuerda que poner a leer a tu audiencia durante largo rato, multiplicado por varias diapositivas, convierte una presentación en un auténtico suplicio. Lo ideal es una diapo que se lea nada más verla, entonces empiezas a hablar y tendrás toda la atención y al público orientado hacia lo que quieres transmitir.

Algunas páginas suelen contener un pequeño esquema o guión de varios puntos contando un plan de trabajo, un calendario, etc. Ese tipo de texto evítalo en medida de lo posible, y si estás obligado a hacerlo, cosa bastante frecuente, procura que sea una lista corta con frases de una línea. En el momento en que aparezca ese tipo de diapositiva haz una pequeña pausa para que la audiencia tenga tiempo para leer.

3.- Una buena imagen por diapositiva.

A todos nos gustan las fotos. Nos transportan, nos relajan, nos llaman la atención, nos ambientan, hacen que tengamos sensaciones que muchas palabras no consiguen. Dedica tiempo a buscar buenas imágenes para tu presentación, es casi tan importante como el titular que la acompaña. La imagen, por supuesto, debería ser coherente con lo que estás diciendo y con su titular, que no deje lugar a segundas lecturas. Muy importante: que sea de la mayor calidad posible. El buscador de Google Images es tan potente que las puedes buscar por tamaño, orientación y hasta por color dominante, pero si lo ves necesario compra la imagen que buscas en algún banco de imágenes tipo Fotolia o Shutterstock, pero que tenga calidad. Mejor usa fotografías que ilustraciones, tiene más matices y es más real.

4.- No mires tu presentación mientras hablas.

Te ha quedado muy bien, es maravillosa, pero la has hecho para los que vienen a escucharte. No te quedes mirando a tus diapositivas como si fuera tu niño que sale del cole. Nos pasa a todos, damos a la flechita de “siguiente” y ante la nueva imagen que aparece nos quedamos mirando lo bien que está. O peor, ¡leemos el texto que aparece en ella! Eso no, por favor, no leas directamente de tus diapositivas. Si vas a leer lo que pone en cada diapo mejor manda el PowerPoint por email y es tiempo que se ahorra todo el mundo. Tienes muchas cosas que transmitir de viva voz y tu presentación es un guión, un elemento de apoyo para organizar tu charla y para que se entienda en qué punto estás, no hay que leer el titular porque eso ya lo hace la audiencia.

5.- Un solo gráfico por diapositiva.

Si vas a poner gráficos con datos, cosa bastante interesante y de casi obligado cumplimiento, debería ser uno por diapositiva. A no ser que quieras comparar datos, usar más de un gráfico confunde y por motivos de espacio serán más pequeños que si solo pones uno. Los de las filas de atrás te lo agradecerán. Además, volvemos a lo de siempre, si se mandan muchos mensajes en una sola diapositiva se convierte en ruido y deja de ser información directa y clara, que es de lo que se trata.

Usa un solo gráfico por página siempre que sea posible.
Usa un solo gráfico por página siempre que sea posible.

6.- Mejor muchas diapositivas con poca información que pocas diapositivas llenas de datos, textos y fotografías.

Lo peor que puede pasar es que al tener muchas páginas tengas que darle más veces al botón de “siguiente”. Y lo mejor es que tendrás unas diapositivas claras, que se entienden y bastante potentes por la síntesis de información y por su sencillez visual. Además, la presentación tendrá más ritmo porque cambiarás más a menudo de página.

7.- Si no estás seguro: usa una sola tipografía.

Escoger dos tipografías en un diseño, aunque no lo creas, no es fácil. Hay una serie de normas tipográficas, de diseño y de cánones estéticos que muchas veces nos saltamos “a la torera”, y colocamos dos tipografías que a nosotros nos puede parecer que combinan a la perfección… pero que en la mayoría de los casos es como si estuviéramos mezclando agua con vino y llamándole cóctel.

Ante la duda usa la tipografía Arial o Helvética. Puede que estés bastante harto de ella porque es el estándar desde hace décadas, pero funciona. Es una tipografía de palo seco, es decir, de las que no tienen adorno. Las tipografías de palo seco son más sencillas de leer, no distraen y se consideran más eficaces para una presentación porque en sí mismas ahorran información que procesar. Con combinar la Arial regular con la negrita y dos o tres tamaños para titular, subtítulo y cuerpo (32, 16 y 12, por ejemplo) ya tienes más de seis atributos de texto para seis jerarquías y un esquema robusto y bastante atractivo.

8.- Mejor sin marcos blancos.

Una foto que ocupa toda la diapositiva y colocada “a sangre”, es decir, sin márgenes, es un placer para los sentidos. Imagina la foto de un paisaje de esos impresionantes a toda pantalla, o esa misma foto reducida al 50% y enmarcada de blanco. Ni punto de comparación, ¿verdad? Pues acuérdate de este ejemplo la próxima vez que maquetes unas diapositivas de PowerPoint o KeyNote.

Si quieres meter texto puedes hacerlo sobre la imagen, poniendo al texto un fondo blanco, o negro, o algo de sombra, para que no se confunda con la imagen. Otra forma que queda muy bien es que el texto esté sobre un fondo “robapáginas”, es decir, que hay un tercio (o un cuarto, o la mitad) de la diapositiva que tiene un fondo de un solo color, y en este espacio está el texto, el resto es una fotografía.

9.- Firma todas las diapositivas.

Para darle unidad a tu presentación, y de paso tener algo de presencia de marca, puedes hacer una cabecera estrecha (muy estrecha) o un pie de página que sea siempre el mismo y que contenga el logo de tu empresa, tu nombre, o el título de la presentación, lo que creas conveniente. Es importante que la firma no cambie en ningún momento su ubicación ni su contenido.

Donde menos molesta la firma suele ser en la parte inferior, por ser el último sector que barre la vista es el último elemento que se observa, tiene menos presencia y, por tanto, no es tan agresivo que si está siempre el primero de cada página.

10.- Escoge una música adecuada para el principio y el final.

Si crees que va a quedar bien y que hay tiempo para que se escuche un tema musical, escoge con cuidado una sintonía de entrada y de salida de tu presentación. Este es el golpe maestro. La ambientación que produce una buena canción, reconocible o no, es multiplicar por diez la atención que vas a recibir en el auditorio. Si escoges música que tenga tonos que crean cierto misterio será el no va más, pero, ojo, que puede resultar pretenciosa, y para el final de presentación tendrás que escoger otra. A efectos prácticos creo que siempre es un acierto un tema liviano, más o menos reconocible y con cierta “solera”, o sea que lleva décadas siendo un éxito; esa puede ser una forma de empezar a buscar la canción adecuada. Cuidado también si la canción tiene letra, que puede tener connotaciones que no has previsto.

 

En DiezDediez no somos muy amigos del PowerPoint, hay otros formatos más fiables, que pueden crear mucho más impacto y que, además, organizan la presentación de otra manera, haciéndola mucho menos estándar y más diferenciadora, como por ejemplo el vídeo. Sin embargo, hay que asumir que es el formato más accesible para la mayoría de los usuarios y que en la mayoría de las presentaciones actuales un PowerPoint y el ritmo de presentación que impone es lo que se espera. Aparte que hacer un vídeo para cada presentación puede ser algo más de tiempo o de presupuesto que unas diapositivas en PowerPoint (o KeyNote o similar).

Hay otros estilos de presentar, como el ponente que reparte un texto impreso para que lo leas durante unos minutos en mitad de una presentación, el que mezcla sonidos para crear sensaciones, el que intercala vídeos con diapositivas fijas, etc. Lo importante a fin de cuentas son los dos objetivos del punto uno: que se interesen por tu presentación y que entiendan lo que estás diciendo.

Te regalo una idea

Imagina una presentación en la que aparecen las fotos de los asistentes ¡tomadas unos minutos antes de entrar! ¿Crees que le prestarían atención? ¿Crearás así un vínculo con tu audiencia? Es viable, ya lo hemos probado: funciona.


2 comentarios sobre “10 ideas para que tu próxima presentación sea todo un espectáculo

  1. FELIX MUÑOZ MENDOZA dice:

    EXCELENTES TUS RECOMENDACIONES. LAS ESTOY RECOMENDANDO JUSTO A UNA COLEGA QUE TIENE QUE SUSTENTAR SU TESIS DE GRADO.

    SALUDOS

    • Horacio dice:

      ¡Fenomenal! Este post tiene la intención de ser útil a todo el que lo necesite. Nada nos haría más felices que saber que una tesis gana una décima de punto gracias a estas recomendaciones : ) Suerte a tu amigo de nuestra parte (y para ti también).

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